Osa 2: Kirjanpitoni hoituu Holvilla ja kirjanpitäjän tuntisopparilla

Viimeksi kun perustin firman, kirjanpito oli kuin ala-asteen kuviksentunti

Perustin Varustelekan vuonna 2003. Oli vähän hassua, että kun perustin nettikaupan, kirjanpito hoitui silti niin, että kaikki liput ja laput teipattiin aanelosille, jotka rei’itettiin kansioon, johon heitettiin myös tulostettu tiliote ja lista myynneistä. Aivan älytöntä touhua, mutta niillä ohjeilla mentiin, mitä silloin saatiin. Kuulemma 2018 jengi edelleen perustaa firmoja ja hoitaa kirjanpitonsa samalla lailla paperilla. Mun lähtökohta uuden firman kanssa on, että mitä jos vaikka kaikki digitaalisesti, kiitos vaan.

Kuvittelin mun kirjanpitovaatimukseni yksinkertaisiksi

Olen tähän mennessä laskuttanut 20 000 – 30 000 euroa vuodessa, mikä on tullut noin 20 eri laskusta, sekä joskus muutamasta yleisötapahtumasta. Tämä liikevaihto on tullut pelkästään odottamalla, että joku ottaa yhteyttä, joten kun perustan erikseen firman tätä varten ja alan markkinoimaan, toive on saada kasvua ehkä 100 000 euroon asti. En kuitenkaan tiedä, milloin tämä kasvu tapahtuu. Maksan palkkaa itselleni rahojen riittävyyden ja oman tarpeen mukaan joitakin kertoja vuodessa – mullahan on siis jo säännöllinen tulo Varustelekasta. Olin lisäksi kiinnostunut ostamaan lisäpalveluna laskutuksen ja muiden vastaavien asioiden hoidon.

Yksi iso ongelma mulla – ja varmaan kaikilla muilla yrittäjillä – on ostokuittin toimittaminen kirjanpitoon. Firman korttia vinguttaessa kuitit helposti katoavat, ja ainakaan niitä ei ole toimitettu ajallaan perille. Tämä ei ole yrittäjien syytä, vaan homma johtuu siitä, että toiminta on niin typerän vaikeaa. Täydellisessä maailmassa ostokuitit tulisivat suoraan kassakoneelta sähköisesti kirjanpito-ohjelmaan, ja epätäydellisessä maailmassa yrittäjällä on kännykkäappi kuittien valokuvaamiseen, joka toimii niin hyvin, kuin mahdollista.

Kirjanpito on hurjan kallis kulu pienelle yritykselle

Halvin saamani tarjous kirjanpidosta oli 249 euroa kuukaudessa, mikä sisälsi ohjelmiston, kirjanpidon, kuukausittaisen palkan maksun mulle (vaikka en sitä pyytänyt) ja kaksi tuntia kuukaudessa laskutuksen jne hoitoa. Koska muihin tarjouksiin ei sisältynyt ohjelmistoa ja niihin suositeltiin Procountoria, hinta oli kovempi. Lisäksi halvimpaankin tarjoukseen tuli päälle aloituspalaveri, 390 euroa, minkä lisäksi tilinpäätös, palkanlaskennan vuosi-ilmoitukset ja veroilmoitukset veloitetaan erikseen ihan tuntuvalla tuntihinnalla.

Tilanne hämmensi mua suuresti. Mikäli mun toimintani jää yhtä pieneksi kuin mitä se on tähän asti ollut, 10% liikevaihdosta menee kirjanpitokuluihin. Firmassa, jossa raha tulee sisään 20 kuitista, tämä kuulosti tosi kovalta summalta, erityisesti maailmassa, jossa kokoajan puhutaan, että kirjanpito automatisoituu.

Photoshop maksaa 239,90 euroa vuodessa, tarjottu pienen firman kirjanpito-ohjelmisto noin 600-840 euroa vuodessa

Ehkä eniten hampaankiristelyä (ja ihan punaista raivoakin) aiheutti kaikkien ehdottaman Procountorin hinnoittelu. Arvelu oli, että ohjelma maksaa minun kokoiselleni firmalle 50-70 euroa kuukaudessa, johon päälle tulee 300 euron avausmaksu. Olin juuri saanut Varustelekassa Photoshopin lisenssin, josta tiesin, että maailman monipuolisin kuvankäsittelyohjelma pilvipalveluineen ja lisäsoftineen maksaa 239,90 euroa vuodessa. Mun oli tosi vaikea käsittää, miksi joku kirjanpito-ohjelmisto olisi edes saman hintainen, saati kalliimpi.

Procountorin hinnoittelussa mua erityisesti harmitti se, että Varustelekan kautta saamani kokemukset ohjelmistosta toivat fiiliksen, ettei käyttömukavuus yrittäjälle ole ollut prioriteettina ohjelmaa tehdessä. Itse kirjanpito varmaan hoituu isossa firmassa ihan hyvin – muuten Varusteleka ei sitä käyttäisi – mutta pelkän firman kortin vinguttajan näkövinkkelistä (eli minä Varustelekassa) Procountor on toteutettu huonosti. Procountorissa ei olla herätty siihen, että firman kortilla voi ostaa myös netin kautta, joten koko homma perustuu paperisen kuitin valokuvaamiseen. Mikään ei tunnu typerämmältä kuin se, että ostaa kännykällä junalipun, minkä jälkeen pitää kaivaa läppäri esiin, että voi ottaa näytöstä valokuvan. Koska tämmöinen toiminta on typerää ja hankalaa, se myös usein jää tekemättä. Oletan, että Procountorissa ajatellaan, ettei myöhästyneet tai unohtuneet kuitit ole kauhean iso juttu, tai jos ovat, homma ratkeaa, mikäli asiakkaat lopettavat laiskana olemisen. Mikä on ihan paska asenne.

Muista, että puhutaan arvonlisäverottomista hinnoista

Tähän väliin on hyvä heittää, että yritysmaailmassa alv on huuhaata, josta ei puhuta. Firman liikevaihto lasketaan ilman arvonlisäveroa, ja kaikki hinnat, joilla myydään, ovat alvittomia. Aloittelevia yrittäjiä tämä voi hämätä – oikeasti kirjanpito-ohjelmistohan maksaa mulle siis 744-1041,60 euroa. Mua tämä ei haittaa, koska myyn pääsääntöisesti yrityksille, ja esitän mun hinnat ilman arvonlisäveroa, joten mulla on selkeä tuntuma siihen, kuinka paljon pitää myydä, että saan arvonlisäverottomat kulut katettua. Jos kuitenkin oot perustamassa kuluttajille myyvää firmaa, kantsii muistaa, että siitä neljän euron jäätelöstä jää sulle vain 3,50 € ja 20 euron korusta 16,13 €. Jos kate on 50%, pelkkää kirjanpito-ohjelmistoa varten pitää myydä vähintään 343 jäätelöä vuodessa.

Holvi maksaa saman verran kuin pankkitili

Ilmeisesti suurin osa kirjanpitäjistä suhtautuu Holviin karsastaen, eikä kukaan mun tarjouspyyntöihin vastanneista oikein suoraan osannut sitä suositella, vaikka kaksi kirjanpitäjää vihjasi sen olemassaolosta. Kiinnostuin kuitenkin ideasta, ja lähdin tutustumaan Holviin omin päin. Firma teki vaikutuksen – toimintatapa edustaa aika rohkeaa laatikon ulkopuolelta ajattelemista, ja käyttöliittymästä tulee mieleen, että ensin on mietitty yrittäjää, ja sitten vasta kirjanpitäjää!

Vähän vaikea sanoa, kumpi tekee isomman vaikutuksen – Holvin erilainen ajattelutapa vai hinnoittelu. Holvin perusversio maksaa saman verran kuin tavallinen pankkitili, sen päälle vaan saa kaikenlaista, mitä pankit eivät ainakaan vielä osaa tarjota. Holvissa on siis yritystilin ja debit-kortin lisäksi myyntilaskutus, kuittien tallennus digitaalisesti oikeille kirjanpitokategorioilleen, palkanmaksu sekä työkalut arvonlisäveron ilmoittamiseen ja maksamiseen. Koska tämä kaikki on kiinni tilissä, suoritukset kirjautuvat paikoilleen automaattisesti, ja asiat hoituvat yleensä vähemmällä vaivalla. Holvista saa myös sen ainakin pienellä firmalla sen verran hyvän käsityksen firman taloudellisesta tilasta, ettei kirjanpidon kuukausiraportteja ainakaan mun kohdalla tarvitse.

Mun pikku koulutusfirmalle Holvissa onkin yhdessä paikassa kaikki, mitä tarvitsee. Koska Valtteri Lindholm Oy:n liikevaihto on – ainakin vielä – alle 100 000 euroa, raportoin arvonlisäveroa kolmen kuukauden välein, minkä lisäksi kalenterivuoden lopussa pitää tehdä tilinpäätös. Holvista saa tiedot arvonlisäveron maksuun ja raportointiin, joten mikäli hoidan itse tositteeni asiallisesti paikoilleen, kirjanpitäjää tarvitaan vasta tilinpäätöksen alla.

Holvi ei ole pankki

Selkeintä olisi sanoa, että Holvi tarjoaa yrittäjälle pankkitilin, mutta tätä termiä ei saa käyttää, sillä Holvi ei ole pankki. Sillä on maksulaitoksen toimilupa, eli se voi antaa tilin, kortin ja välittää maksuja, mutta pankiksi tai luottolaitokseksi sitä ei saa sanoa. Tästä seuraa pari juttua:

Holvissa ei ole talletussuojaa, sillä talletussuoja on ainoastaan luottolaitoksille. Tämä siksi, että pankit (luottolaitokset) eivät säilytä tilillä olevia rahoja, vaan lainaavat ne eteenpäin. Jos lainat on tehty tyhmästi eikä niitä saada takaisin, tai jos kaikki pankin asiakkaat haluavat kerralla rahansa pois pankista, loppuu raha kesken, kun sitä ei tosiaan ole pankissa, vaan se on lainailtu muualle. Holvi ei lainaa rahaa, ja maksulaitoksena sen pitää pitää omat ja asiakkaidensa rahat erillään. Näin ollen Holvista raha ei voi loppua kesken, eivätkä mahdollisessa konkurssissa Holvin velkojat pääse käsiksi asiakkaiden rahoihin. Rahat säilyvät (taas lain määräämällä tavalla) hajautettuna suomalaisissa ja eurooppalaisissa pankeissa, joten yhden pankin kaatuminen ei vie mattoa alta. Laki myös pakottaa Holvin pitämään tuntuvaa summaa omaa rahaa puskurina ongelmille. Lisäksi Holvi ei ole enää pieni suomalainen startup, vaan sen omistaa Espanjan toisiksi suurin pankki BBVA. Tämän kappaleen voisi tiivistää niin, että vaikka Holvista ja talletussuojasta on huolestunutta puhetta internetissä, Holvi on yhtä turvallinen paikka firman rahoille kuin pankkikin.

Toisekseen, osakeyhtiö perustetaan niin, että ennen kuin perustamisen saa vietyä maaliin, osakepääoma (vähintään 2500 euroa) pitää siirtää luottolaitokseen tulevaa firmaa varten perustetulle tilille. Holvi ei ole luottolaitos, joten Holvin yritystili ei kelpaa.Tämä aiheutti Valtteri Lindholm Oy:n kanssa suurta vitutusta, sillä siinä missä Holvin voi avata ja perustaa yksin vaikka aamuyöstä kakalla istuessa kännykällä, pankkitilin avaaminen perustettavalle yritykselle voi olla vaikeaa. (Vinkki norminpurkajapoliitikoille: asia olisi helppo fiksata, kun maksulaitoksen tili riittää tähän hommaan ihan yhtä lailla luottolaitoksen tilin kanssa.)

Mulla on pitkäaikainen asiakkuus ja iso asuntolaina OP:sta, joten ekana yritin avata tilin sinne. Pankin nettisivuilla ei ole kunnollista hinnastoa tai yritystilien ehtoja, vaan käsky soittaa puhelinpalveluun. Soitin ja kerroin, että tarvitsen väliaikaisen tilin, jonka heti lopetan, koska aion käyttää Holvia. Sain kuulla, että onnistuu, jonka jälkeen sain kuulla ehdot (ei irtisanomisaikaa) ja hinnat (8 euroa kuussa,) minkä jälkeen mulle sovittiin henkilökohtainen tapaaminen yrityskonttorissa, jonne löytäminen oli oma haasteensa, pääovistahan sinne ei nimittäin pääse. Päästyäni viimein sisälle sain kuulla, että mut oli kutsuttu paikalle kuulemaan, ettei mulle avata tiliä, koska erehdyin kertomaan suoraan, että aion lopettaa sen heti. Pankkien asiakaslähtöisyys siis iski naamaan kuin tuhat märkää rättiä.

Kihisten menin alakerran kahvilaan ja soitin Danske Bankkiin, jossa jonotusaika oli onneksi sen verran pitkä, että pahin punainen raivo laski. Varustelekan asiakkuus on Danskessa, minkä takia mulla oli sinne jo nettipankkitunnukset, ja varmaan auttoi palveluasenteessa muutenkin. Danskessakin ehdotettiin henkilökohtaista tapaamista, mutta kerrottuani, etten ole nyt oikein semmoisella tuulella, sain hoidettua yritystilin avaamisen puhelimen, sähköpostin ja verkkopankkitunnusten avulla. En kertonut, että aion sulkea tilin, ja sain tingittyä vielä järjestelypalkkion pois. Dansken tili maksaa 8 euroa kuukaudessa, ja normaalin pankkitoiminnan lisäksi sillä voi ilmeisesti laskuttaa verkkolaskuja. Sinne ei kuitenkaan voi laittaa kirjanpitomateriaalia, eli jää vielä kauas Holvista.

Summa summarum: jos perustat osakeyhtiön ja haluat Holvin, perusta perustaminen yhteydessä tili pankkiin, äläkä kerro, että aiot käyttää Holvia. Varmista, ettei tilisopimuksessa ole irtisanomisaikaa, niin pääset siitä nopeasti eroon. Ainakin Danskesta tilin avaus onnistuu puhelimitse, jos on sinnikäs ja omistaa valmiit verkkopankkitunnukset.

Kirjanpito on pakkopullaa, johon liittyy vahva häpeän tunne. Sitä voi helpottaa hyvällä työkalulla.

Koko 15 vuoden ajan Varustelekan kirjanpito ja mun osuuteni siitä on ollut enemmän tai vähemmän stressaava aihe. Mä en ole vieläkään onnistunut laittamaan mun kaikkia kuitteja ajoissa kirjanpitoon, vaikka muuten mun ei tarvitsekaan enää olla missään tekemisissä asian kanssa.

Mä fanitan Holvia aivan sairaan paljon nimenomaan siksi, että sen avaaminen ja käyttö on tehty niin helpoksi, että asiat oikeasti tulee tehtyä. 15 vuotta Varustelekassa on opettanut mulle, että jos ihan kaikilta asiakkailta haluaa kaikki rahat pois, asiat on oikeasti tehtävä helpoksi. Ei rumia nettisivuja, ei pakotettuja salasanoja, kaiken pitää löytyä just sieltä mistä ja just silloin kun asiakas sitä haluaa. Tätä sanotaan konversion optimoinniksi – karkea esimerkki 90-luvulta on, että jos lisää ostoskoriin-nappula on punainen, 1,5 % asiakkaista ostaa, jos se on vihreä, 1,6 % asiakkaista ostaa. Holvi on ensimmäinen yrittäjille tehty ohjelmisto, jossa näkyy, että konversiota on optimoitu myös sen suhteen, että laskut lähtevät ajallaan ja kuitit menevät kirjanpitoon.
Holvin käyttöliittymä on parasta, mitä olen ikinä nähnyt.
Holvin ulkonäkö on nätti, siisti ja selkeä. Se on niin helppo ja nopea käyttää, että enää en tarvitsekaan laskutuksen ulkoistusta – jos homma on näin helppoa ja nopeaa, jaksan ja pystyn tekemään sen itsekin.

Holvissa myös ajattelumaailma on ihan erilainen kuin vanhoilla pankeilla tai kirjanpito-ohjelmilla, mikä näkyy salasanalistan puutteena. Holviin kirjaudutaan kuin mihin tahansa nettipalveluun sähköpostilla ja itse keksityllä salasanalla. Tää on yllättävän tärkeä asia varsinkin, jos ohjelmaa ei käytä ihan päivittäin. Mikä tahansa ylimääräinen steppi asioiden tekemiseen, oli se sitten kuinka pieni tahansa, lisää kynnystä tehdä asiaa. Pankin (ja verottajan) vaatimus salasanalistasta tekee kirjautumisen mielikuvasta sen verran hankalaa, että asia jää herkästi tekemättä, vaikka oikeasti ei olekaan kyse mitenkään isosta duunista.

Kuvaavaa on myös, miten kaiken voi tehdä itse. Holvin perustamiseen ei tarvitse yhtäkään tapaamista tai edes puhelinsoittoa, senkus menee sivuille ja tekee tilin. Mua puhutteli erityisesti maksukortin hallinnointi – unohtuneen pin-koodin saa kaivettua vaikka kassan edessä kännykällä, ja hukkuneen kortin voi uusia vaikka keskellä yötä vessassa, ilman että tarvitsee kenellekään selitellä yhtään mitään.

Ja hei. Ne kuitit sinne kirjanpitoon. Jos holvin kortilla maksaa jotain, kännykkään tulee muistutus, että ota kuva nyt heti tästä. Ja jos kyse onkin nettikaupasta ostetusta asiasta, myös PDF-kuitti kelpaa, ja homman voi aivan yhtä hyvin tehdä myös tietokoneella. Mulla on kumman suuri usko, että ehkä mä nyt pärjään näiden kuittien kanssa vähän paremmin.

Holvin lisäksi ostan kirjanpitoa tuntipohjaisena Wannadolta.

Wannado on palvelu, josta voi ostaa tuntipohjaisena assareita, asiakaspalvelijoita tai kirjanpitäjiä. Kirjanpito maksaa 45 euroa per tunti.

Koska mun yritystoimintani on kovin yksinkertaista – 15-50 ulos lähtevää laskua, noin 100 ostolaskua/kuittia – ja voin Holvin kautta hoitaa arvonlisäveroilmoitukset, kirjanpitäjän osalta näyttäisi siltä, että tänä vuonna tarvitsee nähdä (etänä) kaksi kertaa. Aloituspalaverissa kerroin liiketoimintasuunnitelmani, jonka lisäksi selvitettiin mihin ajattelin firmassa käyttää rahaa. Vuoden lopussa ruvetaan valmistelemaan tilinpäätöstä kuntoon, ja tässä välissä en todennäköisesti tarvitse tilitoimiston apua mihinkään. Tämä on poikkeuksellista toimintaa. Mulla on takana 15 vuoden kokemus kirjanpitoasioista setvimisestä, minkä takia mulla on normaalia ihmistä selkeämpi käsitys, mikä on firman kulu ja mikä ei, minkä lisäksi osasin tehdä hyvin kattavan selvityksen firman liiketoiminnasta ja kuluista, jotka haluan firman vastuulle. Vasta aloittavan yrittäjän kannattaa olla kirjanpitäjään herkästi yhteydessä, ja todennäköisesti käydä kirjanpitoa kuukausittain, tai jos toiminta on pientä, vähintään neljännesvuosittain läpi.

Sovittiin Wannadon kanssa, että Holvin lisäksi kirjanpito-ohjelmistoksi tulee Excel, sillä mun on järkevämpää maksaa tuntipalkkaa asioiden kertaluontoisesta järjestelemisestä sen sijaan, että maksaisin jatkuvaa kuukausimaksua Procountorista, vaikka jälkimmäinen helpottaisikin kirjanpitäjän työtä.

Holvi maksaa mulle rahaa tästä artikkelista

Tämä artikkeli on osa kaupallista yhteistyötä, joka ei sinänsä sido mua kehumaan Holvia mitenkään. Tarina menee niin, että kun päätin alkaa pitää blogia yrittämisestä, ja kun löysin Holvin ja innostuin siitä, totesin, etten mä ala ilmaiseksi heidän tuotetta kehumaan. Teinkin sitten diilin, että otan Holvin käyttöön ja kirjoitan siitä kolme artikkelia, joissa saan puhua Holvista ihan mitä huvittaa, ja Holvi maksaa mulle tästä ilosta 2250 euroa plus aa äl vee. Tämä artikkeli kertoi syyt ottaa Holvi käyttöön, ja arviolta puolen vuoden päästä kuullaan väliaikatietoja siitä, minkälaista se yritystoiminnan käyttö Holvin kanssa nyt sitten oli. Vuoden päästä kirjoitan vikan artikkelin, jolloin ollaan jo yhtä tilinpäätöstäkin viisaampia, ja Holvin hyvät ja huonot puolet sekä koko homman kokonaiskustannus tuntipohjaisen kirjanpitopalvelun kanssa on selvillä.

Jos mietit, että sulla olis tsäänssiä tehdä samanlaisia yhteistyöjuttuja, mun ja Holvin sopimus näyttää tältä.

Tämä artikkeli on osa laajempaa kokonaisuutta

Samalla kun perustin Valtteri Lindholm Oy:n, päätin dokumentoida firman perustamisen mahdollisimman yksityiskohtaisesti, jotta jossain olisi selkeä tarina siitä, miten firma perustetaan niin, että tulee hyvä.

Jos tarvitset tilaisuuteesi yrittäjän kertomaan yrittäjätarinaansa, mä teen sellaista keikkaa mielelläni. Voin kertoa tarinaa, tai sitten pureutua tämän artikkelisarjan tapaan yhteen tai useampaan osa-alueeseen firman perustamisessa tai kehittämisessä.

Valtteri Lindholm Oy:n tarinan artikkelit tähän asti:

2 ajatusta aiheesta “Osa 2: Kirjanpitoni hoituu Holvilla ja kirjanpitäjän tuntisopparilla”

  1. Vihdoinkin löytyi bloggaaja joka kertoo suoraan mitä blogiyhteistyöstä maksetaan. Näitä juttuja lukee mielellään, motivoi kummasti omaakin yritystoimintaa. Kiitos siitä, jatka samaan malliin!

  2. Paluuviite: Osa 1: Perustin uuden yrityksen ja uudet nettisivut – Valtteri Lindholm

Vastaa

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.